Werk zoveel mogelijk thuis, ga alleen naar kantoor als het écht niet anders kan’. De oproep van onze minister-president in maart 2020 staat nog in ieders geheugen gegrift. Een groot deel van de werkende Nederlanders doopte de keukentafel om tot bureau en ging thuis aan de slag. Nu beginnen we aan de volgende grote verandering, we mogen weer meer naar kantoor. Het zogenaamde Hybride werken brengt nieuwe uitdagingen en kansen met zich mee. Bij F-Fort weten we: onze manier van werken wordt nooit meer hetzelfde. Hoe ziet Het Kantoor van de Toekomst eruit?

Het aantal besmettingen blijft dalen, net als de hoeveelheid COVID19-gerelateerde ziekenhuisopnames. Een steeds groter percentage Nederlanders is inmiddels gevaccineerd. Dit alles was aanleiding voor de recente versoepelingen, die direct een grote impact hebben op het gebied van werk. Het is nu zaak om als organisatie verder vorm te geven aan deze post-COVID werksituatie. Volg de komende weken daarom de ervaringen van je medewerkers op de voet. Vertaal deze input naar beleid, de aanschaf van middelen, nieuwe afspraken, voorbeeldgedrag en effectieve berichtgeving. Hier ligt een belangrijke rol weggelegd voor Facilitair management, HR, de communicatieafdeling en leidinggevenden.

Er is geen klip en klaar antwoord op de vraag: hoe gaan wij werken in de nabije toekomst en wat is daarbij de functie van ons kantoor? Bij F-Fort hebben we een speciaal aanbod ontwikkeld om organisaties als de jouwe te helpen bij deze belangrijke keuzes. In dit artikel nemen we je mee in onze visie op het kantoor van de toekomst en welke strategische huisvestingsvraagstukken daar bij horen. We sluiten af met ‘hoe nu verder?’

“Onze nieuwe kantoorervaring moet voelen als vooruitgang. Op dat vlak worstelen veel bedrijven met dezelfde vraagstukken.” Aan het woord is Jordie van Berkel-Schoonen, directeur van F-Fort. “Vaak is hybride werken voor veel organisaties de voor de hand liggende keuze. Daarmee ontstaat meer vrijheid en flexibiliteit voor iedereen”, zo merkt Jordie op.

Volgens F-Fort wordt het kantoor van de toekomst een plek:

1. Waar je echt samenwerkt Van brainstormen tot hybride vergadering, van training tot teamwerk. Het kantoor is een plek voor bezielde bijeenkomsten, samen met collega’s, klanten en leveranciers.
2. Waar je sociale vitaminen scoort We gaan naar kantoor om verbinding te maken. Kantoor wordt een plek waar je zowel zakelijk als persoonlijk lief en leed met elkaar deelt. En het is ook de locatie waar je nieuwe mensen ontmoet en waar toevallige gesprekken leiden tot innovatieve ideeën.
3. Waar je thuiskomt Je werkplek hoort een veilige plek te zijn waar je je écht thuis voelt. Dan kun je ook samen met collega’s leren en ontwikkelen. Het is een ruimte waar je jezelf kunt zijn. Het is ook de stek waar je afstand kunt nemen van je thuissituatie.
4. Waar je je trots voelt Voor veel mensen is hun werk deel van hun identiteit. Het kantoor van de toekomst sluit aan bij de identiteit en waarden van jouw bedrijf. Naar kantoor gaan draagt bij aan de trots die medewerkers voelen.
5. Waar je fijn individueel kunt werken Vaak zal niet de hele dag bestaan uit overleggen. En soms is kantoor simpelweg de enige rustigste plek voor een collega om geconcentreerd te werken. Individuele werkplekken blijven daarom onmisbaar op kantoren.

“Organisaties die de transitie maken naar hybride werken komen er achter dat er aardig wat bij komt kijken. Een hybride werkwijze vraagt namelijk veel van kantoren. Mensen moeten er individueel kunnen (blijven) werken, dus daar zijn voorzieningen voor nodig. Bureaus, stoelen, faciliteiten om de laptop op aan te sluiten. Maar de verhouding verschuift: we hebben straks eerder 30% bureaus dan 70%.”

Wat gaan we met de overgebleven ruimte doen? Ook daar heeft Jordie een antwoord op. “Voor de andere vormen van samenwerking zijn nieuwe voorzieningen nodig. Interactieve ruimtes voor meetings, brainstormsessies en vergaderingen. Vaak ook meer geavanceerde tools voor videoconferencing en meer schermen.”

Een onderdeel van hybride werken is wat F-Fort betreft namelijk ook investeren in hybride vergaderen. Een deel van de genodigden zit dan op kantoor in een ruimte bij elkaar. En een ander deel belt in vanaf een eigen scherm, bijvoorbeeld vanuit huis of een andere locatie. “Investeren in techniek en akoestiek is onoverkomelijk. Dat is logistiek en facilitair alleen al een enorme opgave. Het is echter noodzakelijk als jouw organisatie de mogelijkheid wilt bieden om goed samen te werken met collega’s, leveranciers en klanten die op afstand zijn.”

Hybride werken betekent niet alleen aandacht besteden aan de inrichting van het kantoor. Het betekent ook goed nadenken en investeren in de thuiswerkmogelijkheden van de collega’s. Heeft jouw organisatie voldoende inzicht in de demografie & samenstelling van de werknemerspopulatie? Neem ook de huidige cultuur & leiderschapsstijlen onder de loep.

Vanuit deze vier strategische huisvestingsvraagstukken volgen andere vragen. Welke richtlijnen stellen we op? Wat voor investeringen moeten we doen om hybride vergaderen in onze kantoren mogelijk te maken? Hoe zorgen we ervoor dat ons leiderschapsteam voorbeeldgedrag vertoont?

Zoals de CEO van een van onze opdrachtgevers het zelf formuleerde:

“Ik heb mij voorgenomen om twee vaste dagen per week thuis te werken straks om mezelf en anderen eraan te laten wennen dat je dus hybride situaties krijgt en hoe we dat organiseren. En zoveel mogelijk voor ontmoeting en intensieve samenwerking naar kantoor.”

Wij ondersteunen jouw organisatie graag in het snel vinden van de nieuwe manier van werken. Daarbij gaan we bij voorkeur samen met een klein kernteam uit jullie organisatie aan de slag. Denk daarbij aan een vertegenwoordiging van Facilitair Management, Communicatie, Personeelszaken, IT, een aantal medewerkers, een paar managers en een decision maker.

We beginnen met een workshop over Het Kantoor van de Toekomst. Aan het einde ligt er een berg aan informatie en antwoorden op verschillende relevante vragen.

“Welke kantoorfuncties zijn voor onze organisatie belangrijk? Hoe monitoren we het resultaat van deze veranderingen? Op welke wijze stimuleren we dat onze teams en afdelingen op een vitale en duurzame manier met elkaar gaan samenwerken?”

We vertalen de input naar een aantal concrete adviezen met een roadmap. Ook bij het implementeren van de verandering kunnen we ondersteunen. 

Door aan de slag te gaan met Het Kantoor van de Toekomst komt vanzelf een transitie op gang. Daar ondersteunen we jullie graag bij. Onze experts duiken in de organisatie. Jordie: “Niet alleen strategisch, maar ook operationeel. We zetten in op brede participatie, door met de medewerkers in gesprek te gaan. Want: in een bedrijf waar 1000 mensen werken, hebben er 999 een mening. Door alle ideeën samen te brengen, ontstaat een werkwijze die werkt voor iedereen. Dat zorgt voor (financieel) rendement én voor meer werkplezier en -geluk.”

Benieuwd wat team F-Fort voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op