Professionaliseer het inkoopproces

Toekomstbesteding inkopen, een transparantere inkoopproces, verhogen van de kwaliteit van leveranciers, meer inkopen op basis van waarde in plaats van prijs en projecten die vaker binnen planning en budget worden gerealiseerd: een droomscenario voor veel inkooporganisaties.

F-Fort helpt je daarbij. Onze inbreng gaat niet om het kopen van het beste product of de meest volledige dienst, maar om een professionalisering van het complete proces.

Voor zowel de publieke als private sector optimaliseren we inkoopprocessen. De wetten en regels rondom het inkoopproces verschillen hierin. Voor overheidsorganisaties houdt dit in dat er zowel rechtmatig als doelmatig inkopen worden gedaan. En er een aanbestedingsbeleid wordt vastgesteld. Een goedlopende inkoopafdeling en een actueel inkoopbeleid is daarbij cruciaal.

Voorbeeld
Je overheidsorganisatie heeft relevante inkoopthema’s op orde. Je gebruikt relevante tools, heeft een spendanalyse en het aanbestedingsbeleid is vastgesteld. Toch ben je niet tevreden: je streeft naar betere contractrelaties en daarop is het inkoopproces nog onvoldoende ingericht. In dat geval moet je beter sturen op vraag en aanbod, tenderboards inrichten en het strategisch leveranciersmanagement opstellen. Zelf die transitie aansturen voelt als een onuitvoerbare missie. Wie in het team neemt deze verbreding van de processen op zich? En heeft de juiste kennis en ervaring om de case dusdanig uit te voeren dat de organisatie ermee vooruit kan?

Van die uitdagingen gaan de harten van onze specialisten harder kloppen. Bij overheidsinstellingen zijn we geen vreemde en met onze kennis en expertise weten we processen efficiënt en duurzaam in te richten. Tegelijkertijd creëren we draagvlak bij de betrokken partijen door met iedereen in gesprek te gaan en zo samen verandering teweeg te brengen. Door alle relevante partijen in de organisatie aan boord te krijgen, behaalt je organisatie de beste resultaten.

Je organisatie is het afgelopen jaar verdubbeld in omzet, nam nieuw personeel aan en maakte een flinke professionaliseringsslag. Het ging allemaal zo snel dat de inkoopafdeling achterbleef. Je draait op een nieuw crm terwijl de oude nog online staat, mailadressen van oud-collega’s worden nog maandelijks betaald en least heel wat auto’s maar er is nog altijd geen wagenparkbeheer.

Ondertussen stellen je klanten steeds meer vragen rondom maatschappelijk verantwoord ondernemen. Kopen jullie duurzaam in? Zijn de processen transparant?

Er zijn zóveel verschillende inkoopgerelateerde vragen, waardoor het onvermijdelijk voelt om geen verandering aan te brengen in het inkoopproces. Samen zoeken we naar pro-actieve oplossingen. We zien kansen, voegen waarde toe op interne afdelingen door vragen om te zetten in actie en kijken verder dan het verantwoord selecteren van leveranciers en weten alle lagen van de inkoopafdeling met elkaar te laten samenwerken. Het resultaat? Meer focus op duurzaamheid, betere resultaten en meer concurrentievoordeel.

Voorbeeld
Je wilt een bepaalde product of dienst inkopen dat je bedrijf nooit eerder heeft ingekocht, of waarbij eerdere contractonderhandelingen al spaak liepen voordat de daadwerkelijke deal tot stand kwam. Hoe vaak het inkoopteam ook terugkijkt, niemand ziet waar het misging. Een tunnelvisie waar wij doorheen prikken.

F-Fort maakt samen met jullie afdeling een ijzersterk inkoopproces dat naadloos bij de organisatie aansluit. We kijken naar de mogelijkheden en wensen van uw organisatie, maar vergeten ook de behoefte van de markt niet. Het team van F-Fort prikt door bestaande patronen heen en weet vernieuwing te creëren. Met een frisse blik analyseren wij het proces en ontdekken we dat de verkeerde vraag aan de markt gesteld werd of dat juist de communicatie in uw eigen organisatie de crux is. F-Fort zorgt dat je inkoopbeleid ook in de toekomst van deze verandering profiteert.

Op drie verschillende lagen professionaliseert F-Fort het inkoopproces. Deze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

1. Duurzaam inkopen doen: je koopt al jaren hetzelfde in, maar wilt dat maatschappelijk verantwoord gaan doen. F-Fort kijkt bijvoorbeeld hoe je met inkoop een positieve impact maakt op mens, milieu en maatschappij. Deze aanpassing geeft meer vrijheid om transparant te zijn tegenover jullie klanten.
2. Het inkoopproces innoveren: dit doen we met bepaalde inkoopmethodes, zoals de concurrentiegerichte dialoog, waarbij we je behoefte kenbaar maken en de markt uitdagen. Of we gebruiken de Best Value aanpak of Innovatiepartnerschap procedure. F-Fort effent het pad naar een vernieuwende inrichting.
3. Ketensamenwerking analyseren: F-Fort verbindt partijen binnen en buiten de organisatie. Dat doen we onder andere met de Q-sort methode waarin meningen en gevoelens van mensen in kaart worden gebracht en gerangschikt. Met die inzichten gaan we verder.

Het professionaliseren van het inkoopproces binnen je organisatie of bedrijf vraagt meer dan een inspirerende workshop op een druilerige woensdagmiddag. Om vernieuwing in het inkoopproces te verwezenlijken en vernieuwde energie in je bedrijf te brengen, is tijd voor nodig. Alleen dan bespaar je dagelijks aan tijd, geld en kopzorgen.

Voorbeeld
Al jaren koopt uw gemeente op dezelfde manier overeenkomstige producten en diensten in. In het nieuwe inkoopbeleid moet duidelijk worden dat dit op een maatschappelijk verantwoorde manier gebeurt. F-Fort onderzoekt onder andere de beste manier om circulair en klimaatneutraal in te kopen en stelt een actieplan op dat aansluit op de werkwijze van uw afdeling. Om van de hoed en de rand te weten, lopen we een aantal dagen per week met u mee. Voor een verankerde verandering kunnen wij het veranderingsproces ook implementeren.

Ons team staat middenin je organisatie. Er is persoonlijk contact met uw collega’s op de werkvloer en kennis wordt onbegrensd overgedragen. Zo zorgen we ervoor dat het inkoopproces blijft doorontwikkelen en innoveren lang nadat wij zijn vertrokken.

Tijdens de professionaliseringsslag zijn wij gelijken. We delen adviezen en luisteren evengoed. In creatieve sessies komen we tot innovatieve oplossingen die we direct samen met u uitvoeren op de werkvloer. Werkt het niet voor collega’s? Dan begeleiden wij de implementatie of komen we met een nieuw idee. Zo kan uiteindelijk iedereen met de oplossing uit de voeten en houdt u medewerkers gelukkig en enthousiast.

Zodra het goedlopende inkoopproces start, gaat de vernieuwing door. Het is een grenzeloos proces waarbij u leert constant kritisch te reflecteren, flexibiliteit te implementeren en contracten steeds weer te optimaliseren.