In haar zoektocht naar een nieuwe cateraar formuleerde Gemeente Utrecht een aantal specifieke wensen. Zo moest de nieuwe partner aansluiten bij de kernwaarden van de gemeente: gezondheid, duurzaamheid en inclusiviteit. Om écht de juiste partij te vinden, verliep de aanbesteding anders dan anders: door middel van een serie concurrentiegerichte dialoogsessies. Bedrijfscateraar Eurest schreef zich in en schakelde F-Fort in voor begeleiding bij het gehele proces. Daniël Cramer, transitiespecialist van Compass Group waar Eurest deel van uitmaakt, vertelt erover.

“Eurest is een cateraar van formaat, die werkt op maat. We creëren dagelijks een totaalbeleving die past bij de specifieke wensen van onze opdrachtgevers”, begint Daniël. “Wij hadden direct het idee: deze opdracht past bij ons. Daarom hebben we – met hulp van F-Fort – ons beste beentje voorgezet om deze opdracht gegund te krijgen. F-Fort hielp ons vaker bij aanbestedingstrajecten waarbij de vraag complex was. Die complexiteit was er nu weer. Deze manier van concurrentiegerichte aanbesteding was voor ons nieuw. Voor F-Fort niet. Dan zoek je die kennis weer op.”

Het begon allemaal in 2019, met een zogenaamde Marktdag van Gemeente Utrecht waarvoor verschillende potentiële kandidaten uitgenodigd waren. Op die dag deelde de gemeente meer informatie over het contract en de aanbesteding. Na die dag startte de formele aanbesteding met de eerste fase en konden geïnteresseerde partijen zich inschrijven. Daniël: “Onderdeel van de inschrijving was aanlevering van een visiedocument. Daar hebben we heel hard aan gewerkt. We zijn er heel trots op dat we – zelfs met een ruime voorsprong op nummer 2 en 3 – zijn toegelaten tot fase twee. De gemeente vervolgde het traject met drie partijen. Eurest was er één van.”

In het voorjaar 2020 startten de concurrentiegerichte dialoogsessies, in totaal acht per bedrijf. “De gemeente voerde dus drie keer acht gesprekken. Dat maakt deze vorm van aanbesteden voor de gemeente écht een flinke investering. Maar er stond wat op het spel: een contract voor tien jaar. Wij wisten: we moeten dit goed aanpakken. We stelden een kernteam samen. Met specialisten op diverse vlakken, onder andere voor iedere kernwaarde – gezondheid, duurzaamheid en inclusiviteit – één. Ikzelf, namens de operatie. En daarnaast nog op het gebied van smaak, gastvrijheid, sales. Eten en drinken op het werk mag namelijk best een feestje zijn, vinden wij. Kortom: veel inhoudelijke kennis. Vóór iedere dialoogsessie brainstormden we met F-Fort. Hoe ging het de vorige keer? Wat kunnen we nog beter doen? Kunnen we anticiperen op mogelijke verrassingen? Hoe zorgen we dat we ons onderscheiden van de concurrenten? Deze voorbesprekingen hielden ons scherp, we voorkwamen tunnelvisie.”

De dialoog gesprekken waren heel waardevol, vindt Daniël. “Voor ons als inschrijver, om meer gevoel te krijgen bij de wensen en criteria van de opdracht. We leerden meer over de organisatie en wat er speelt op politiek vlak. Maar absoluut ook voor de gemeente. Wij konden bijvoorbeeld weer delen welke trends er in ónze markt spelen, waar de gemeente op kan inspelen. Je legt samen een basis voor een sterke samenwerking voor de lange termijn.”

“Door zo’n uitgebreide vorm van kennismaking, voel je beter aan wat er onder de oppervlakte borrelt. Er komen onderwerpen en ideeën op die anders waarschijnlijk niet in een samenwerkingsvoorstel waren terechtgekomen”, merkt Daniël op. “Wij hebben bijvoorbeeld aan de specialisten van Utrecht gevraagd: wat is jullie droom op het gebied van social return? Wat wil je realiseren, als je geen grenzen of beperkingen zou hebben? Toen gaf één van hen aan dat haar droom was dat Gemeente Utrecht een opleidingslocatie zou worden, waar iedereen een kans krijgt. Zo’n antwoord blijft hangen. We gingen in gesprek met The Colour Kitchen, het balletje ging rollen. Nu hebben we een hele toffe samenwerking opgezet met The Colour Kitchen. Samen leiden we mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op, op de locaties van de gemeente. Wij – Eurest – geven vooraf baangarantie. De arbeidsmarkt is krap. Wij geven iedereen een kans en daar komen echt juweeltjes uit. Als we die dialogen niet gehad hadden, waren we er niet achter gekomen dat social return zo belangrijk was. En dan hadden we niet zo’n passend aanbod kunnen doen als we nu gedaan hebben.”

Bij sommige sessies, onder andere die over inclusiviteit, nam Eurest een externe partner mee. “We werken voor een andere opdrachtgever al enige tijd succesvol samen met de Sign Language Bar. In deze koffiebar worden klanten letterlijk op hun wenken bediend. Verantwoorde koffie bestel je er namelijk in gebarentaal bij de dove en slechthorende barista’s. Ofwel: Gebaaristas. We voelden aan dat dit óók een goede match was met Gemeente Utrecht.”

Dat bleek zo te zijn. De gemeente sloeg direct aan op het concept. Daniël: “De eerste keer – bij onze andere opdrachtgever – waren we een beetje huiverig over hoe mensen zouden reageren. Zorgt het voor irritatie omdat mensen soms langer op hun koffie moeten wachten? Maar dat is juist niet het geval, het geeft juist heel veel leuke reuring. We zien dat mensen bereid zijn om moeite te doen, om een andere taal te leren. Dat is inclusiviteit: iedereen een kans geven. In Utrecht zien we dat de barista’s er helemaal bij horen.”

Na de concurrentiegerichte dialoogsessies en een schouw van de drie locaties van Gemeente Utrecht, mocht Eurest een eindaanbieding doen. “We wisten ondertussen heel goed wat de voorwaarden – zoals beschikbare budgetten en de inhoudelijke wensen en eisen – waren en hoe wij als cateraar de kernwaardes van Gemeente Utrecht konden versterken. Hierdoor hebben we een aanbod op maat kunnen doen. F-Fort heeft ons goed geholpen met het structureren van alle informatie en het formuleren van de aanbieding. Eind 2020 zijn alle stukken aangeleverd. Alle specialisten en leden van het kernteam van Gemeente Utrecht hebben dat beoordeeld, ieder mocht ‘punten’ toekennen en ons als kandidaten ranken. In maart 2021 hoorden we dat de opdracht aan ons gegund was. Op bijna alle onderdelen hebben we maximaal gescoord. Daar zijn we trots op.”

Per 1 mei 2021 startte Eurest als nieuwe cateraar op de drie locaties van gemeente Utrecht. “Het was een aparte tijd om op te starten, door de coronamaatregelen. We wilden natuurlijk graag volle bezetting en volle restaurants. Maar richting de zomer en zeker na de zomer hebben we al goed kunnen laten zien wat we in onze mars hebben. Sommige initiatieven hebben – op een positieve manier – anders uitgepakt dan we hadden besproken. Met andere initiatieven hebben we bewust nog even gewacht. Al met al zijn we wél heel tevreden over hoe we, gezien de omstandigheden, zijn opgestart.”

Deze manier van aanbesteden is behoorlijk nieuw en innovatief. “De markt heeft dit proces belangstellend gevolgd”, stelt Daniël. “Het is een hele innovatieve manier om een nieuwe partner of leverancier te vinden. Ik voorzie dat dit absoluut vervolg krijgt in de toekomst. Door écht in gesprek te gaan, leg je een basis voor vertrouwen. Het is een investering in een langdurig partnership.”

De investering in een samenwerking met F-Fort heeft zich terugbetaald, aldus Daniël. “We hebben deze opdracht samen gescoord. F-Fort had daar op de achtergrond echt wel een groot aandeel in. Ze hebben ons echt op scherp gehouden, het was lekker om een klankbord te hebben.”

Neem contact op

Heb je ook een complexe verandervraag? F-Fort helpt graag. Op onze unieke onafhankelijke en doortastende manier, waarbij enthousiasme, innovatie en verbinding centraal staan. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.