Aan een inkoopproces zitten onlosmakelijk risico’s verbonden. Leveranciers die niet of te laat leveren, de aansprakelijkheid wanneer iets kapot gaat of imagorisico voor de eigen organisatie. Daarom is het belangrijk om gedurende het inkoopproces, nadat je de stakeholders hebt bepaald, risicomanagement uit te voeren. Je identificeert de risico’s, bepaalt in welke mate ze mogelijk een bedreiging volgen met een risicoanalyse en vervolgens stel je een plan op om met deze scenario’s om te gaan. We vertellen je graag meer over risicomanagement binnen inkoop op deze pagina.
Wat is risicomanagement binnen inkoop?
Risicomanagement is het proces waarin vanuit een vastgestelde doelstelling risico’s worden geïdentificeerd, beoordeeld, geëvalueerd/geprioriteerd, beheersmaatregelen worden ontwikkeld en uitgevoerd, gevolgd door monitoren, bijsturen en communiceren. De risico’s uit de risicoanalyse beheers je en verkleint met risicomanagement te kans op falen.
Risicomanagement is niet alleen waardevol tijdens het inkoopproces, maar ook om mee te nemen in aanbestedingsstukken. Op die manier laat je aan de aanbestedende partij op een proactieve manier zien welke mogelijke risico’s er zijn en hoe jij deze als organisatie tackelt.
De stappen binnen een risicomanagementproces
Nu je de definitie en basis van risicomanagement kent, is het tijd om hier dieper op in te gaan. Om goed risicomanagement binnen inkoop uit te voeren, verloopt dit proces in een aantal stappen. Deze stappen lichten we hieronder toe.
Stap 1: vaststellen van de context
In deze stap ga je antwoord geven op vragen die de context beschrijven. Belangrijke vragen in deze stap zijn onder andere wie de belangrijkste stakeholders zijn (hiervoor maak je een stakeholderanalyse) en bepaal je de inkoopdoelstellingen.
Stap 1: vaststellen van de context
In deze stap ga je antwoord geven op vragen die de context beschrijven. Belangrijke vragen in deze stap zijn onder andere wie de belangrijkste stakeholders zijn (hiervoor maak je een stakeholderanalyse) en wat zijn de inkoopdoelstellingen.
Stap 2: risicobeoordeling
Zodra de mogelijke risico’s zijn bepaald, ga je ze beoordelen. Deze stap bestaat uit drie onderdelen: risico-identificatie, risico-analyse en risico-evaluatie. Bij risico-identificatie bepaal je welke (mogelijke) risico’s er zijn. In de risicoanalyse bepalen we hoe groot mogelijke impact van deze risico’s is. In de risico-evaluatie bepaal je welke risico’s het belangrijkste zijn en welke risico’s worden geaccepteerd. Risicomanagement betekent namelijk niet dat je altijd alle risico’s kunt tackelen, maar wegen de nadelen van het risico niet op tegen het eindresultaat. In dat geval is het accepteren van risico’s relevanter. Er zijn vier verschillende strategieën hoe je kunt omgaan met risico’s:
- Vermijden: een ander product of een andere leverancier kiezen.
- Beheersen: een extra maatregel om het risico te vermijden. Bijvoorbeeld een extra clausule opnemen in het contract met de leverancier.
- Overdragen: het risico bij een andere partij, bijvoorbeeld de leverancier, te leggen.
- Accepteren: het specifieke risico accepteren.
Stap 3: risicobehandeling
Zodra de risicobeoordeling is uitgevoerd, ga je bepalen of en welke maatregelen voor je risicomanagement worden toegepast. Dit vereist effectieve communicatie met de direct betrokkenen. Tijdens deze fase is de kans groot dat je regelmatig moet bijsturen, omdat de uitkomst mogelijk anders uitvalt dan verwacht. Proactief monitoren van de uitkomst is dan ook essentieel.
Risicomanagement succesvol inzetten voor jouw inkooporganisatie?
Het is niet eenvoudig om risico’s goed in kaart te brengen. Het identificeren, analyseren en evalueren van risico’s is een continu proces en het vereist een grondige inventarisatie en analyse. Onze specialisten bij F-Fort zijn gespecialiseerd in risicomanagement voor jouw inkoopproces.
Verandering vraagt F-Fort! Weten hoe?