Risicoanalyse binnen inkoop

Om succesvol risicomanagement uit te voeren voor jouw organisatie en daarmee voorbereid te zijn op onverwachte situaties binnen je inkoopproces, moet je eerst weten welke mogelijke risico’s er spelen en hoe ze impact op jouw inkoopproces kunnen hebben. Dit beoordeel je door middel van een risicoanalyse. Op deze pagina leggen we uit wat een risicoanalyse is, wat veel voorkomende risico’s zijn en hoe je zo’n analyse uitvoert. 

Neem contact op over risicoanalyses door F-Fort

Risico’s binnen het inkoopproces identificeren

Voordat je een risicoanalyse kunt uitvoeren, moet je eerst weten welke mogelijke risico’s er spelen. De eerste stap in risicomanagement, voordat je de risicoanalyse uitvoert, is het identificeren van potentiële risico’s. Om je ‘n idee te geven aan welke risico’s je moet denken, hebben we een opsomming gemaakt met type risico’s:

Commerciële risico’s 

Dit zijn risico’s waarbij er een onzekerheid heerst rondom de prijs. Wat is het daadwerkelijke bedrag dat je als organisatie kwijt bent bij de inkoop? Welke extra kosten en toeslagen zijn er eventueel?

Technische risico’s

Kan de leverancier voldoen aan de vraag en wordt aan de gestelde kwaliteitseisen voldaan?

Logistieke risico’s

Kan je leverancier op het juiste moment, op het afgesproken tijdstip en de juiste locatie leveren? Worden levertijden gehaald en ken je de keten van toeleveranciers van je leverancier?

Aansprakelijkheidsrisico’s

Wie is er aansprakelijk wanneer onverwachte problemen zich aandienen? Denk aan producten die beschadigd zijn of een bouwbedrijf dat vervuilde grond aantreft.

Contractuele risico’s 

Wat zijn de overeengekomen verplichtingen en aansprakelijkheden tussen koper en verkoper? Welke risico’s zijn er wanneer de scope wijzigt?

Leveranciersrisico’s

Welk risico loop je met de leverancier? Kan de leverancier de opdracht aan en hoe groot is de kans op faillissement?

Imagorisico’s

Levert de inkoopopdracht mogelijk imagoschade op voor je organisatie? Is het product of de leverancier gevoelig voor de politiek en/of de pers?

Er zijn verschillende technieken waarmee je risico’s voor jouw inkooptraject kunt identificeren. Voorbeelden hiervan zijn RISMAN, what-if, visrgraatmethode en foutenbomen. Zodra je een lijst hebt gemaakt met alle mogelijke risico’s, ga je bepalen in welke mate ze relevant of bepalend voor jouw organisatie. Dit beoordeel je met de risicoanalyse.

Wat is een risicoanalyse?

Een risicoanalyse analyseert mogelijke risico’s op twee aspecten: de impact die het risico kan hebben op het behalen van de inkoopdoelstelling en de kans waarmee het risico zal optreden. Op basis van deze analyse kun je bepalen of je risico’s wil vermijden, beheersen, overdragen of accepteren. Met een risicoanalyse ben je voorbereid op onverwachte situaties in het inkoopproces die in het nadeel kunnen werken. 

Een risicoanalyse uitvoeren

Nu je het belang van een risicoanalyse kent, kunnen we de praktijk induiken. Om potentiële risico’s te analyseren, gebruik je de risicomatrix. Deze matrix heeft twee assen: mate van financiële impact en kans van optreden. Beide assen worden onderverdeeld in mate laag – gemiddeld – hoog. Plaats alle geïdentificeerde risico’s hierin en je hebt een overzicht in hoeverre dit risico een mogelijke bedreiging vormt. Soms wordt hier nog een derde factor aan toegevoegd, namelijk nabijheid. Er is namelijk een onderscheid tussen risico’s op de lange en korte termijn. 

In complexe trajecten is het slim om deze factor, samen met een risico-relatieschema toe te passen. Onze specialisten op het gebied van verandermanagement en inkoop kunnen jouw organisatie helpen bij het opzetten van een risicomanagementproces en bijbehorende risicoanalyse. 

Maak kennis met onze specialisten

De meest voorkomende risico’s binnen inkooptrajecten

Wanneer je binnen een inkoopproces te maken krijgt met onaangename verrassingen, heeft dat vaak te maken met risico’s die niet vooraf in kaart zijn gebracht. Veel organisaties nemen niet genoeg tijd voor een risicoanalyse met alle gevolgen van dien. Om ervoor te zorgen dat jouw organisatie geen risico’s mist, hebben we onderzocht welke risico’s het vaakst voorkomen en voor je op ‘n rijtje gezet:

  • Onvoldoende draagvlak van het inkooptraject onder interne stakeholders
  • Verkeerde samenstelling en competenties binnen het inkoopteam
  • Specificaties die alleen de technische uitwerking specificeren, in plaats van functionele specificaties, zodat de leverancier innovatieve oplossingen kan bieden 
  • Een ontransparante inkoopproces wat ten koste gaat van de afstemming en uiteindelijk het resultaat
  • Onvoldoende rechtszekerheid (met name bij overheidsinstellingen)

Wil jij het verbeterpotentieel van je inkooporganisatie verbeteren en grip hebben op risico’s zodat het resultaat van je inspanningen verbetert? Neem contact op met F-Fort.

Verandering vraagt F-Fort! Weten hoe?