De inkoper anno nu heeft een breed takenpakket op z’n bord liggen. De inkoopafdeling is namelijk het kloppende hart van ieder bedrijf. Loopt het niet lekker bij inkoop, dan is dit voelbaar in de hele organisatie. De moderne inkoper is verantwoordelijk voor het inkoopproces en houdt primaire processen draaiende. Het gaat in deze rol met name om het verwerven van hoogwaardige producten en diensten tegen de gunstigste voorwaarden. En om dat resultaat te bereiken, is goed leveranciersmanagement van essentieel belang.
Contracten die stilzwijgend worden verlengd of leveranciers die niet de verwachte kwaliteit leveren kosten de organisatie veel tijd en geld. Leveranciersmanagement is daarom belangrijk voor iedere professionele inkooporganisatie. Heb je het leveranciersmanagement binnen je organisatie op orde, dan zal dit een positief effect hebben op het resultaat en de kosten. Op deze pagina lees je meer over leveranciersmanagement binnen inkoop.
Wat is leveranciersmanagement?
Leveranciersmanagement is (zoals de naam al verraadt) het managen van je leveranciers. Dit zijn alle activiteiten rondom het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van samenwerkingsrelaties met leveranciers.
Je gaat een contract aan met je leveranciers en daarop wordt contractmanagement uitgevoerd. Één van die onderdelen is leveranciersmanagement. Bij contractmanagement zijn de einddata inzichtelijk en onderneem je als organisatie hierop actie. Extra belangrijk wanneer je organisatie samenwerkt met veel verschillende leveranciers. Door middel van voortgangsrapportages, benchmarking en regulier overleg met de leverancier kunnen de prestaties verbeterd worden en worden afspraken nagekomen. Ook het bouwen en uitbouwen van een relatie behoort tot leveranciersmanagement. En tot slot is afscheid nemen van een leverancier ook bij dit proces.
De fasen van leveranciersmanagement
Een leveranciersrelatie komt niet zomaar tot stand. Want voordat je gaat samenwerken met een bepaalde leverancier, gaan hier een aantal stappen aan vooraf. Deze stappen hebben we voor je uitgewerkt zodat jouw organisatie een goede basis legt voor leveranciersmanagement en daarmee alles haalt uit de inkoopafdeling. Met als doel minder kosten en meer resultaat te behalen.
Fase 1: Contracten opstellen
De eerste fase in leveranciersmanagement is het opstellen van een contract. Misschien heeft jouw organisatie van oudsher een mondelinge afspraak met de trouwe leverancier die al jaren levert. Toch is een contract belangrijk. Hierin staan namelijk alle afspraken genoteerd en worden conflicten de deur gewezen door de richtlijnen en regels zoals opgesteld in het contract.
Het opstellen van contract, het selecteren van de juiste afspraken en het meenemen van juridische aspecten zijn hierin belangrijk. In de initiatie-fase en contractvorming binnen contractmanagement ligt de basis voor een gedegen contract. Vanuit hier kan de vertaalslag naar een goed contract worden vertaald.
Fase 2: Implementatie van het contract
In de tweede fase wordt het contract geïmplementeerd in de organisatie. Bij de meeste inkoopopdrachten van de overheid verloopt het inkoopproces door middel van een aanbestedingsprocedure. Zodra je organisatie de aanbesteding aan een leverancier gunt, kan het contract geïmplementeerd worden. Voorafgaand hieraan wordt de contractimplementatie zorgvuldig doorgelopen voor de uiteindelijke effectiviteit van de overeenkomst. Dit betekent dat alle afspraken die gemaakt zijn met in- en externe partijen juist ingericht worden worden. Zodra het contract volledig in je eigen organisatie is geïmplementeerd, deel je het met de toekomstige samenwerkingspartner.
Fase 3: Contractonderhandeling en ondertekening
De onderhandeling kan beginnen. Is de potentiële leverancier het eens met de gemaakte afspraken in het contract? Is de informatie juist? Hierover wordt eventueel onderhandeld en na afstemming wordt het contract ondertekend.
Fase 4: Uitvoering en tussentijdse evaluatie
De samenwerking is gestart en in het contract zijn de voorwaarden opgenomen waaraan beide partijen moeten voldoen. Ook is het belangrijk dat in het contract is opgenomen hoe vaak er wordt geëvalueerd en wat de KPI’s zijn waarop wordt gemonitord. Meten is weten. Door tussentijds te evalueren blijven beide partijen gefocust en kan er tussentijds worden bijgestuurd wanneer de resultaten uit de bocht dreigen te vliegen.
Fase 5: de eindevaluatie
Een contract loopt af op het moment dat een project is afgerond, wanneer bepaalde resultaten zijn behaald of na een bepaalde tijd. Er is hier geen ruimte meer voor contracten die stilzwijgend worden verlengd. De moderne inkoopafdeling krijgt namelijk een seintje wanneer contracten binnenkort aflopen en nemen hierop actie. Worden de KPI’s en doelen gehaald? Levert de samenwerking voldoende op? Met een leveranciersanalyse toets je hierop en bepaal je of de samenwerking wordt verlengd of beëindigd.
Leveranciersmanagement binnen inkoop door F-Fort
Een leveranciersmanagement dat op rolletjes loopt is essentieel binnen een goedlopende inkooporganiisatie. En goed leveranciersmanagement vraagt om F-Fort. Onze inkoopspecialisten zijn gespecialiseerd op het gebied van samenwerking, innovatie, duurzaamheid en verandermanagement binnen facility en inkoop. Benieuwd hoe zij jou kunnen helpen met jouw inkoopvraagstuk? Maak kennis met ze.
Verandering vraagt F-Fort! Weten hoe?