Contractmanagement binnen inkoop

Inkopen is een vak. En veel organisaties laten hierin veel verbeterpotentieel liggen. Denk aan benodigde materialen die niet op tijd binnen zijn waardoor de productie lang stil ligt, niet-duurzaam inkopen wat ten koste gaat van je duurzame beleid en te lange processen voor het goedkeuren van inkoopfacturen. Wat daarnaast vaak wordt vergeten is leveranciersmanagement. Contracten worden stilzwijgend verlengd zonder dat er wordt getoetst of de huidige leveranciers nog passen in het inkoopbeleid. Binnen een gestroomlijnd inkoopproces is contractmanagement een belangrijk onderdeel. We vertellen er graag meer over op deze pagina. 

Neem contact met ons op

Wat is contractmanagement?

Ieder inkooptraject heeft als doel een getekende definitieve overeenkomst. Dit is niet het einde van van het inkoopproces, want na het tekenen van het contract is contractmanagement belangrijk. Dit is het beheren van de overeenkomsten en het managen van de prestaties van de leverancier. Door goed contractmanagement (in combinatie met leveranciersmanagement) verbeteren de prestaties binnen de organisatie en heeft dit een positief resultaat op de kosten. 

Hoe ziet een goed contractmanagement binnen inkoop eruit?

Contractmanagement is een proces dat zich continu herhaalt. Het proces kent dus geen einde. De fasen binnen contractmanagement zijn het bepalen van de uitgangspunten, het opstellen en afsluiten van de overeenkomst, de implementatie van het contract, het faciliteren van de realisatie van die visie, het daadwerkelijk realiseren en ten slotte het evalueren van de resultaten van de verschillende fasen.

contractmanagement

Fase 1: De initiatie-fase

In deze eerste fase worden de uitgangspunten neergezet voor het uiteindelijke contractmanagementproces van de specifieke inkoopbehoefte. Deze stap moet dus bij iedere inkoopbehoefte opnieuw worden vastgelegd. In deze fase vormen het inkoopbeleid van de organisatie en het specificatieproces rondom de te leveren producten of diensten de basis. Deze fase geeft richting aan de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de contractmanager, budgethouders en de inkopers. Op basis van de uitkomsten van deze fase ontstaat een beeld het type leveranciersrelatie dat het beste bij de organisatie past. 

Fase 2: Contractvorming

Op basis van de eerste fase wordt een vertaling gemaakt naar contracttype en de overeenkomst die gebruikt worden voor de inkoopvraag. De verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en de hiermee samenhangende service levels worden in overleg met de interne klant(en) bepaald. Evenals penalty’s bij niet presteren en eventuele vergoeding als positieve stimulans worden hierin meegenomen. 

Ook is het belangrijk om in dit contract mee te nemen hoe prestaties worden gemeten, hoe de communicatie met de leverancier verloopt en de afwikkeling van de administratie. Na de afronding van het contract wordt het door beide partijen getekend. 

Fase 3: Implementatie van het contract

Bij de meeste inkoopopdrachten van de overheid verloopt het inkoopproces door middel van een aanbestedingsprocedure. Zodra je organisatie de aanbesteding aan een leverancier gunt, kan het contract geïmplementeerd worden. Voorafgaand hieraan wordt de contractimplementatie zorgvuldig doorgelopen voor de uiteindelijke effectiviteit van de overeenkomst. Dit betekent dat alle afspraken die gemaakt zijn met in- en externe partijen juist ingericht worden worden. Denk hierbij aan:

  • Organisatie en communicatie: het inregelen van de communicatiematrix, benodigde middelen en de formele Overdracht van het Aanbestedingsdossier. 
  • Processen en ICT: het implementeren in de lijnorganisatie en andere werkprocessen inregelen. 
  • Management control: het inregelen van contractbeheer, het organiseren van de beschikbaarheid van managementinformatie, bepalen van KPI’s, issuemanagement en risicomanagement.
  • Implementatiemanagement: Het inregelen van maatregelen die een relatie onderhouden met de oorzaak en gevolg van contractwijzigingen, zoals scope- en stakeholdermanagement

De invulling van onder andere bovenstaande punten wordt vastgelegd in een Contractbeheersplan. 

Fase 4: Contractbeheer

In deze fase zijn we bij het daadwerkelijke contractbeheer. De overeenkomst is van start gegaan en het is als inkoop- of contractbeheerder nu niet de bedoeling om achterover te leunen. Op basis van de eerder gemaakte afspraken wordt er actief gemonitord. Denk hierbij aan zaken zoals het monitoren van de prestaties (kwaliteit, levertijd/planning en andere KPI’s die eerder in het proces zijn vastgelegd, stakeholdermanagement, risicomanagement en leveranciersmanagement

Fase 5: Evaluatie van het contract

Tot slot – of beter gezegd, de laatste fase binnen het contractmanagementproces – wordt het huidige contract geëvalueerd. Zoals je eerder hebt gelezen is het contractmanagementproces oneindig en worden de eerder genoemde stappen bij iedere nieuwe inkoopbehoefte opnieuw doorgelopen. Daarnaast is het belangrijk om niet alleen aan het einde van het contract te evalueren, maar ook tijdens het contract. Op die manier kun je eerder bijsturen en de belangrijkste learnings meenemen bij het opstellen van een nieuw contract. 

Contractmanagement vraagt om F-Fort

Goed contractmanagement is essentieel voor een goedlopend cyclisch inkoopproces. En goed contractmanagement vraagt om F-Fort. Onze inkoopspecialisten zijn gespecialiseerd op het gebied van samenwerking, innovatie, duurzaamheid en verandermanagement binnen facility en inkoop. Benieuwd hoe zij jou kunnen helpen met jouw inkoopvraagstuk? Maak kennis met ze. 

Verandering vraagt F-Fort! Weten hoe?