Contractmanagement

Ieder inkooptraject heeft als doel een getekende definitieve overeenkomst. Maar dit is niet het einde van van het inkoopproces, want na het tekenen van het contract volgt de belangrijke fase, de implementatie van het contract en aansluitend het contractmanagement. Contractmanagement is het managen van de prestaties van de leverancier. Door goed contractmanagement (in combinatie met leveranciersmanagement) verbeteren de prestaties binnen de organisatie en wordt de waarde van het contract goed benut.

Contractmanagement is het managen van de in het contract vastgelegde afspraken. Dit wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (de gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties.

Het meten van de prestaties gebeurt zowel objectief, aan de hand van  tevoren bepaalde KPI’s, als subjectief, bijvoorbeeld de wijze van samenwerken.

De doelstellingen van contractmanagement zijn:

• Managen van de prestaties van de leverancier en waar nodig deze samen met de leverancier te verbeteren;
• Verhogen van de tevredenheid van het geleverde product of dienst;
• Risicomanagement;
• Vergroten van de effectiviteit van het contract/prestatie.

Welke risico’s loopt u als een contract niet goed gemanaged wordt:

• het mislopen van kortingen
• geen of gebrekkige leveringen
• Dubbele betalingen
• Meer/minderwerk
• Schadeclaims

Voor het contract wordt met de interne klant bepaald welke verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en de hiermee samenhangende service levels gewenst zijn. Ook penalty’s bij niet presteren en eventuele vergoeding als positieve stimulans worden hierin meegenomen. 

Ook is het belangrijk om in het contract mee te nemen hoe prestaties worden gemeten, hoe de communicatie met de leverancier verloopt en de afwikkeling van de administratie. Na de afronding van het contract wordt het door beide partijen getekend. 

Bij alle inkoopopdrachten van de overheid verloopt het inkoopproces door middel van een aanbestedingsprocedure. Zodra je organisatie de aanbesteding aan een leverancier gunt, kan het contract geïmplementeerd worden. Voorafgaand hieraan wordt de contractimplementatie zorgvuldig doorgelopen voor de uiteindelijke effectiviteit van de overeenkomst. Dit betekent dat alle afspraken die gemaakt zijn met in- en externe partijen juist ingericht worden worden. Denk hierbij aan:

• Organisatie en communicatie: het inregelen van de communicatiematrix, benodigde middelen en de formele overdracht van het aanbestedingsdossier. 
• Processen en ICT: het implementeren in de lijnorganisatie en het inregelen van de werkprocessen. 
• Management control: het inregelen van contractbeheer, het organiseren van de beschikbaarheid van managementinformatie, bepalen van KPI’s, issuemanagement en risicomanagement.
• Implementatiemanagement: Het inregelen van maatregelen die een relatie onderhouden met de oorzaak en gevolg van contractwijzigingen, zoals scope- en stakeholdermanagement. 

De invulling van onder andere bovenstaande punten wordt vastgelegd in een Contractbeheersplan. 

In deze fase zijn we bij het daadwerkelijke contractbeheer. De overeenkomst is van start gegaan en het is als contractbeheerder nu niet de bedoeling om achterover te leunen. Op basis van de eerder gemaakte afspraken wordt er actief gemonitord. Denk hierbij aan zaken zoals het monitoren van de prestaties (kwaliteit, levertijd/planning en andere KPI’s die eerder in het proces zijn vastgelegd, stakeholdermanagement, risicomanagement en leveranciersmanagement. 

Tot slot – of beter gezegd, de laatste fase binnen het contractmanagementproces – wordt het huidige contract geëvalueerd. Daarnaast is het belangrijk om niet alleen aan het einde van het contract te evalueren, maar ook tijdens het contract. Op die manier kun je eerder bijsturen en de belangrijkste learnings meenemen bij het opstellen van een nieuw contract. 

Goed contractmanagement is essentieel voor een goedlopend cyclisch inkoopproces. En goed contractmanagement vraagt om F-Fort. Onze inkoopspecialisten zijn gespecialiseerd op het gebied van samenwerking, innovatie, duurzaamheid en verandermanagement binnen facility en inkoop. Benieuwd hoe zij jou kunnen helpen met jouw inkoopvraagstuk? Maak kennis met ze.