Best value procurement als inkoopstrategie voor jouw organisatie

Best Value Procurement (BVP), ook wel Prestatie-Inkoop genoemd, is een inkoopmethode die uitgaat van de beste prijs/kwaliteitverhouding. Door deze methode toe te passen, benut je beter het potentieel in de organisatie. Jij als opdrachtgever geeft bij de aanbesteding of tender veel minder standaarden en minimumeisen aan. De inschrijvers krijgen hierbij meer vrijheid voor de invulling. De leverancier kan op basis van aantoonbare expertise beter bijdragen aan jouw doelstelling. Dit zorgt doorgaans innovatieve oplossingen en kansen die jij als organisatie misschien niet had voorzien. Met als doel een beter eindresultaat. 

BVP of Prestatie-Inkoop zorgt ervoor dat de kennis en innovatie binnen de markt optimaal benut worden. Als aanbestedende dienst ben je gewend om de manier waarop de opdracht wordt uitgevoerd, de beheersen en controleren. Bij BVP stel je de eisen van het resultaat en geef je de potentiële opdrachtnemers de verantwoordelijkheid om de invulling van de opdracht zelf te bepalen.

✔ Toekomstbestendig inkopen
✔ Minimaliseren en managen van risico’s tijdens de uitvoering
✔ Verhogen van de kwaliteit van het inkoopproces
✔ Innovatieve oplossingen aangedragen door potentiële opdrachtnemers
✔ Minder gericht op inkopen op prijs, meer gericht op waarde en resultaat
✔ Een betere samenwerking en afstemming met de opdrachtnemers
✔ Opdrachtnemers die zichzelf beter kunnen onderscheiden
✔ Projecten die vaker binnen planning en budget worden gerealiseerd
✔  Toekomst beter voorspellen én observeren
✔  Expertise zien en benutten
✔  Een transparanter inkoopproces
✔  Vragen stellen en denken in ieders belang

Deze fase staat los van de aanbesteding en is erop gericht om de expertise van een leverancier helder in kaart te brengen en te koppelen aan een markt of marktsegment. Hiervoor wordt het Business Model Canvas per leverancier gebruikt.

In de voorbereidingsfase wordt de aanbesteding volgens het Best Value-principe voorbereidt. Hierin worden de volgende stappen doorlopen:

• Het formuleren van de opdracht en de opdrachtdoelstellingen
• Het bepalen van de vrijheidsgraden, plafondbedrag en de KPI’s
• Het opstellen van de planning
• Het opstellen van het kerndocument of inschrijvingsleidraad
• Het samenstellen van een longlist en het kiezen van een aanbestedingsprocedure
• Het uitnodigen van de leveranciers
• Het houden van de opleidingsbijeenkomst

Voordat een aanbesteding gegund wordt, gaat de concretiseringsfase hieraan vooraf. Hierin gaat de inschrijver jou als klant overtuigen van de expertise. Deze fase start met een kick-off van een of twee dagen. In deze kick-off geeft de inschrijver antwoord op de volgende vragen:

• Wat zit er in het aanbod en wat niet?
• Welke belangrijke aannames zijn er gemaakt en wat betekent dat voor het aanbod?
• Wat zijn de belangrijkste risico’s en hoe wordt hierop ingespeeld?
• Wat verwacht de inschrijver van jouw als organisatie
• Hoe worden prestaties gemeten?
• Hoe ziet de planning eruit en welke mijlpalen staan erin?

Op basis hiervan bepaal je als inkooporganisatie welke inschrijver de opdracht gegund krijgt.

De laatste fase is geen onderdeel van Best Value Procurement. Hierbij gaat het namelijk specifiek over de inkoop van aanbestedingen. Best Value gaat verder dan de inkoopfase. BVA (Best Value-Aanpak) gaat over de het proces nadat de opdracht is gegund. Hierin wordt de uitvoeringsfase meegenomen. En deze bestaat uit de volgende stappen:

Een wekelijkse risicorapportage waarin onder andere de eerdergenoemde KPI’s worden gemonitord. Daarnaast worden in dit document iedere afwijking in de projectplanning- en kosten, afwijkingen in het contract en een uiteenzetting van de risico’s meegenomen.

Inkoop is het kloppende hart van jouw organisatie. Het volume dat je inkoopt als organisatie, maakt ongeveer 70% van de begroting uit. Wanneer de inkoopafdeling niet op rolletjes loopt, heeft dit invloed op de hele organisatie. Scherper inkopen betekent vooraf investeren en op de lange termijn lagere kosten, een betere ROI en algemeen bedrijfsresultaat. 

Bij F-Fort zijn we gespecialiseerd om veranderingen aan te brengen binnen de inkoopafdeling. Dit doen we binnen verschillende overheidsinstanties zoals gemeentes en instellingen binnen het sociaal domein. Dit doen we door middel van workshops, interventies of volledige begeleiding. We gaan dan via de volgende stappen aan de slag:

1. Klantbehoefte in kaart brengen
2. F-Fort Quickscan
3. Transitie begeleiden en uitvoeren
4. Duurzaam continueren

Wij passen geen one-size-fits-all advies toe. Onze inkoopprofessionals zijn de flexibele schil binnen jouw organisatie en bijten zich vast in de materie. Met als doel om een duurzame oplossing te bieden voor jouw vraagstuk. Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Maak kennis met onze verandermanagement. 

Inkoop is een vak dat continu in ontwikkeling is. Daarom hebben wij een praktijkgericht programma ontwikkeld dat geschikt is voor inkopers die al jaren ervaring hebben, alsmede zij-instromers in dit vakgebied. Dit programma is zowel voor inkopers uit bedrijfsleven én binnen de publieke sector. Hierin leer je hoe je inkoop strategisch binnen de organisatie positioneert, hoe je op basis van de juiste argumenten stakeholders overtuigt, besluiten neemt en de beste deals sluit, verfris je de noodzakelijke inkoopkennis, worden er praktijkgerichte oefeningen uitgevoerd en krijg je inzicht in de nieuwste trends en ontwikkelingen op het gebied van inkoop.