Aanbesteden voor overheid door F-Fort

De meeste overheidsinstellingen kopen in via aanbestedingen. Vanaf een bepaald drempelbedrag moeten overheden inkoopopdrachten namelijk openbaar uitzetten. Hiermee stimuleert de overheid de concurrentie in de markt en krijgen alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans om in te schrijven op overheidsaanbestedingen. 

Inkopen onder het drempelbedrag hoeven niet aanbesteed te worden. Jaarlijks wordt dit drempelbedrag opnieuw aangepast. In januari 2022 waren de drempelbedragen voor overheden de volgende:

Concessieopdrachten (Richtlijn 2014/23) 

• Concessieovereenkomsten voor (openbare) werken: € 5.382.000,-
• Dienstenconcessies: € 5.382.000,-

Klassieke overheid (Richtlijn 2014/24) 

• Werken: € 5.382.000,-
• Leveringen en diensten voor centrale overheid: € 140.000,-
• Leveringen en diensten voor decentrale overheid: € 215.000,-
• Sociale en andere specifieke diensten: € 750.000,- (ongewijzigd)

Speciale sectorbedrijven (Richtlijn 2014/25) 

• Werken: € 5.382.000,-
• Leveringen en diensten: € 431.000,-

Defensie en veiligheid (Richtlijn 2009/81) 

• Werken: € 5.382.000,-
• Leveringen en diensten: € 431.000,-

Bij deze bedragen moeten overheden aanbestedingen uitzetten. Voordat de opdracht wordt ingekocht, zet de inkooporganisatie de opdracht uit en kunnen alle geïnteresseerden zich hierop inschrijven. Maar vaak is het lastig om de opdracht op de juiste manier af te kaderen en in te kopen op resultaat, in plaats van alleen het prijskaartje. De specialisten van F-Fort helpen overheidsorganisaties hiermee. 

Openbare aanbestedingen

Wanneer een overheidsinstelling aanbestedingsplichtig is, moet dit via een openbare aanbesteding lopen. Meestal verloopt dit via Europese aanbestedingen, maar onder een bepaald bedrag mag de organisatie Nationaal aanbesteden. 

In deze procedure moet de aanbestedende dienst minimaal 45 dagen aan inschrijftijd hanteren. Daarnaast moet de inschrijving voldoen aan een aantal eisen, waaronder bepaalde ISO-eisen. Onze adviseurs zijn hierin gespecialiseerd en weten precies wanneer jij moet aanbesteden, aan welke normen je aanbesteding moet voldoen en wat de beste gunningsmethodiek is.  

Commerciële aanbestedingen 

Vanaf een bepaald drempelbedrag zijn overheden verplicht om hun inkoopopdracht aan de hand van een aanbesteding uit te zetten. Valt dat bedrag lager uit maar wil de organisatie alsnog via een aanbesteding laten lopen, gaat het om een commerciële aanbesteding. 

Een commerciële aanbesteding wordt vooral gedaan als de opdrachtgever meer informatie wil over de mogelijke oplossing en mogelijkheden binnen de markt. Je kunt het vergelijken met een marktconsultatie. 

Onderhandse aanbestedingen

Bij een onderhandse aanbesteding bepaalt de opdrachtgever zelf hoeveel en welke inschrijvers meedoen. Er zijn hierin twee vormen: enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden. De eerste vorm wordt ook wel één op één gunnen genoemd: er wordt dan één inschrijver gevraagd om een voorstel uit te brengen. Bij meervoudige aanbestedingen worden meerdere opdrachtgevers (meestal 3 tot 5 inschrijvers) hiervoor gevraagd. Een onderhandse aanbesteding mag alleen tot een bepaald bedrag: anders moet er openbaar worden aanbesteed. 

Specifieke aanbestedingsprocedures 

Daarnaast zijn er nog een aantal andere, specifieke aanbestedingsprocedures:

• DAS (Dynamisch Aankoop Systeem) – een elektronisch proces voor het inkopen van terugkerende inkoopopdrachten
• Innovatiepartnerschap – een methode die wordt gebruikt voor de inkoop van producten of diensten die nog nauwelijks beschikbaar zijn 
• Concurrentiegerichte dialoog – de opdrachtgever gaat in gesprek met inschrijvers over de mogelijke oplossingen, in plaats van een gekaderde oplossing
• Prijsvraag – deelnemers wordt gevraagd om een plan of ontwerp uit te werken, op basis van een aantal eisen. Het beste idee wint de aanbesteding 
• Vereenvoudigde procedure (SAS-procedure) – mag worden ingezet bij sociale en andere diensten. De aanbestedende dienst moet een vooraankondiging plaatsen en er is veel ruimte voor de inschrijvers om deze opdrachten naar eigen inzicht in te vullen
• Vereenvoudigde procedure (SAS-procedure) – mag worden ingezet bij sociale en andere diensten. De aanbestedende dienst moet een vooraankondiging plaatsen en er is veel ruimte voor de inschrijvers om deze opdrachten naar eigen inzicht in te vullen
• Versnelde procedure – bij deze procedure mag de gewone termijn verkort worden. Meestal is er bij overheidsopdrachten geen sprake van spoed, maar voor uitzonderlijke situaties (bijvoorbeeld corona-gerelateerde overheidsopdrachten) hoeft de aanbestedende dienst geen vooraankondiging te doen. 

Vragen over aanbestedingen van onze opdrachtgevers lopen enorm uiteen. De ene keer worden we ingeschakeld om een verandertraject of het inkoopproces te begeleiden. De andere keer zit de opdrachtgever al middenin het aanbestedingstraject en worden wij om hulp in een bepaalde fase gevraagd. In alle gevallen is een aanbesteding een onderdeel van het inkoopproces bij grote overheidsinstellingen. 

Hoe aanbestedingsprocedures voor overheden er precies uitzien, hangt dus af van de vraag en de fase waarin onze opdrachtgevers verkeren. Ieder traject pakken we aan de hand van vier stappen aan:

1. Klantbehoefte in kaart brengen
2. F-Fort Quickscan
3. Transitie begeleiden en uitvoeren
4. Duurzaam continueren

Benieuwd wat F-Fort op het gebied van aanbestedingen voor jou kan betekenen? Maak kennis met onze specialisten.

Afhankelijk van je behoefte kunnen we je helpen op verschillende vlakken wanneer het gaat om aanbestedingen. Van advies in een bepaalde fase tot het volledige aanbestedingstraject uit handen nemen. Waar onze kracht ligt? De bijzondere procedures. Denk aan een de concurrentiegerichte dialoog, prijsvraag of versnelde procedure. Geen standaardoplossing, maar out-of-the-box denken en maatwerk, met als gevolg de beste oplossing voor de klant. Zowel in onze eigen werkwijze als met die van onze klanten voeren we innovatie door.