Waar hop een essentieel en smaakbepalend ingrediënt is van een écht lekker biertje, is ‘project HoP’ – kort voor House of Procurement – cruciaal geweest in het bepalen van een richting en strategie op inkoopgebied. De Brabantse familiebrouwerij Royal Swinkels schakelde F-FORT in voor ondersteuning bij haar inkooptransitie. Han Tetteroo, Head of Procurement, blikt met ons terug op een geslaagd project.

“De herinrichting van het inkoopbedrijf was een logisch gevolg van de veranderingen in beleid, processen en automatisering in onze organisatie”, aldus Han. “Toen we startten met HoP lag de volwassenheid en inrichting van onze inkooporganisatie niet in lijn met de scope en ambities van Swinkels. We beloven de consument voor ieder moment een passend bier. Om die belofte waar te maken, moeten we weten wát de consument wil, waar, en wanneer. Zodat we er als organisatie voor kunnen zorgen dat dat biertje op tijd klaar is.”

De start van een vruchtbare samenwerking

Het plan voor een inkooptransitie bij Swinkels komt uit de koker van Han. Hij wist dat inkoop impact heeft op alle primaire activiteiten in de organisatie. De aansluiting wilde hij verbeteren, maar hij wist niet precies hóe die vertaalslag te maken. “We hadden structuur nodig. Een ‘kapstokje’, zeg ik altijd. Om beleid, ontwikkeling, processen en planning in een duidelijk en werkbaar framework te zetten, hadden we hulp nodig. Daarom heb ik F-Fort benaderd.”

De start: een scan om de volwassenheid van de inkooporganisatie te toetsen. Zowel op strategisch als organisatorisch vlak. Han vertelt: “Wij hadden vooral te maken met Nicole van F-Fort. In een-op-eensessies en teambrainstorms haalde zij het net op in de organisatie, met een grote focus op de factor mens. Ze sprak niet alleen met mij en het bestuur, maar ook met andere stakeholders binnen de organisatie. Bijvoorbeeld bij supply chain, finance, kwaliteit en research & development. Naast de actuele stand van zaken, peilde ze wensen en behoeftes bij de verschillende betrokkenen en vertaalde die naar een visie en plan voor het procurement-team. Zo werd ook duidelijk welke stappen we moesten zetten om onze ambities te verwezenlijken.”

Een fundament leggen

“In die periode hebben we – samen met F-Fort – ons inkoopbeleid en governance heel strak neergezet”, zegt Han. “We formuleerden een heldere visie, missie en kernwaarden. Inclusief strategische doelen en gewenste resultaten. Parallel aan HoP waren we ook een nieuw informatiesysteem (SAP S/4HANA) aan het implementeren: project ‘De Intelligente Brouwerij’. Dat had ook invloed op project HoP. Want zo’n systeem ‘alleen maar’ implementeren, werkt niet als je niet weet waar je dat systeem mee moet ‘voeden’. We wilden niet geleid worden door de consultant van de systeemimplementatie, maar door onze eigen plannen, processen en behoeften. En dat kon, dankzij HoP en F-Fort.”

Samen werken met écht contact

Han koos bewust voor F-Fort als partner. Onder meer het kleinschalige en lokale karakter van de organisatie sprak hem aan. Hij vertelt: “Ons hoofdkantoor zit in Lieshout, F-Fort zat toen vlakbij op het kasteel in Aarle-Rixtel. Daar hebben we anderhalf jaar lang vaak een ruimte gehuurd, waar we altijd terecht konden en ons welkom voelden. In zo’n project als dit is fysiek contact nodig, vind ik. Dat kan natuurlijk op ons eigen kantoor, maar ik geloof ook dat het verfrissend werkt als mensen eens uit hun vertrouwde bubbel kunnen stappen. Voor ons was het heel helpend dat F-Fort dat op deze manier faciliteerde.”

Zelfstandig verder bouwen

Toen corona kwam, gaf dat een knip in de samenwerking tussen Swinkels en F-Fort. “Alle kroegen sloten, de tapkranen werden dichtgedraaid. Het was een heel onzekere tijd voor ons als brouwerij”, blikt Han terug. “We moesten onze projecten met externe partijen bevriezen. Ook onze samenwerking met F-Fort. Maar het fundament stond op dat moment al stevig. Zoals F-Fort het toen bij ons achterliet, gebruiken we het begin 2024 nog steeds. Met ons eigen team hebben we op het bestaande fundament verder kunnen bouwen, tijdens en na de pandemie. In de tussentijd is de totale integratie en samenwerking tussen de board, inkoop en andere afdelingen verder versterkt. Nu werkt het House of Procurement echt sámen met de business en wordt het gezien als een belangrijke (interne) partner. Voorheen was procurement weleens volgend, nu zijn we op bepaalde punten leidend in het totaalproces. Zeker als er zich ‘verrassingen’ voordoen.”

Blijven staan in de storm

Volgens Han moet je strategie voeren als de wind ligt, niet als ‘ie net oprukt. Dan kan je als organisatie koers houden, externe factoren beter trotseren en crises makkelijker overwinnen. “Mensen en teams die níet weten wat ze moeten doen, maken rare beslissingen. Wij zijn overtuigd van onszelf en daardoor veel stabieler. Dat heeft structuur en rust in onze organisatie gebracht. Ik wil benadrukken dat dat grotendeels te danken is aan het werk en ondersteuning van F-Fort.”

Dynamisch zijn in een veranderende wereld

Han besluit: “De wereld verandert. Als brouwerij hebben we nog wel wat meer uitdagingen voor de boeg. Dynamisch veranderende wetgeving, geopolitieke factoren, focus op duurzaamheid. Blijven mensen een biertje bestellen als de prijs sterk omhoog gaat? Of bestellen ze wat anders? De vraag zal veranderen. Maar wij zijn goed bezig, onze basis is sterk en we koersen vol vertrouwen de toekomst tegemoet.”

Jordie van Berkel-Schoonen, oprichter F-Fort: “Swinkels heeft een pittige tijd achter de rug en uiteraard vonden wij het heel jammer dat onze samenwerking vroegtijdig stopte. Des te leuker dat ons werk de afgelopen jaren volgroeid is en de inkooporganisatie naar een level heeft gebracht waar ze trots op zijn. En wij dus ook! Ook in moeilijke tijden kun je samen gave resultaten boeken.”

Sparren over jouw inkooptransitie?

Herken jij het verhaal van Han en wil je ook rust en stabiliteit in jouw organisatie brengen met een inkooptransitie? F-FORT helpt je graag. Van het maken van inzichtelijke scans, modellen en benchmarks tot hands-on transitiedashboards, actieplannen en ‘praatplaten’. Dus van oriëntatie tot uitvoering, borging en communicatie. Neem gerust contact met ons op als je meer wilt weten over de mogelijkheden.