Privacybeleid

Inleiding

Privacybeleid van F-Fort B.V.

Lees hier hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wie zijn wij

F-Fort B.V. is gevestigd in De Mortel (5425 PJ) aan Tereyken 24, ingeschreven bij kamer van Koophandel onder nummer 54937043.

Doeleinden van verwerking

F-Fort B.V. verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het vervullen van haar rol als werkgever, zowel vast (kernleden) als flexibel (businesspartners), waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen behoren: het opbouwen en beheren van personeelsdossiers, salarisadministratie, het voldoen aan verplichtingen in het kader van re-integratie, het beoordelen van geschiktheid van werknemers voor opdrachten en voor het organiseren van evenementen en het verzenden van nieuwsbrieven. Tevens verwerkt F-Fort gegevens van sollicitanten in werving en selectie procedures;

het vervullen van haar rol als opdrachtnemer of leverancier op vele vlakken binnen de verschillende facetten van dienstverlening waarin F-Fort B.V. werkzaam is, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen horen: het beheren van gegevens van prospects, klanten en opdrachtgevers in een database en het onderhouden van deze zakelijke relaties, al dan niet voor het organiseren van evenementen en het verzenden van nieuwsbrieven;

het verstrekken van gegevens van kernleden en businesspartners aan klanten en opdrachtgevers, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Veel kernleden/businesspartners van F-Fort  voeren werkzaamheden uit bij de klanten/opdrachtgevers. De wet verlangt van F-Fort B.V. om bepaalde gegevens van haar kernleden/businesspartners te verstrekken aan deze klanten/opdrachtgevers waar de werknemers werkzaam zijn. Deze klanten/opdrachtgevers dienen de identiteit van de werknemers te kunnen controleren en gegevens op te nemen in hun administratie;

het verstrekken van gegevens van werknemers aan de Rijksoverheid, daar waar dit gevraagd wordt/vereist is, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van een verklaring omtrent gedrag voor medewerkers;

het verstrekken van gegevens aan verwerkers van F-Fort B.V., hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen F-Fort B.V. en deze verwerker. Een verwerker van F-Fort B.V. dient altijd een verwerkersovereenkomst te ondertekenen waarin de rechten van de betrokkenen voldoende geborgd zijn en de verwerker verplicht wordt de gegevens passend te beveiligen;

Verwerking van persoonsgegevens: kernleden/businesspartners en zakelijke relaties

De verwerking van persoonsgegevens binnen F-Fort B.V. vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. F-Fort B.V. verwerkt van haar kernleden uitsluitend gegevens die nodig voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en nog enige periode na het eindigen van het dienstverband bewaart F-Fort B.V., naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers in het dossier een curriculum vitae.

Daarnaast worden er gegevens van businesspartners en zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die F-Fort B.V. verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties. De gegevens die F-Fort B.V. van verwerkt van haar businesspartners zijn veelal persoonsgegevens die nodig zijn voor het opmaken van samenwerkingsovereenkomsten en facturatie. F-Fort B.V. gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.

Verstrekken van gegevens aan derden

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven een aan overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. F-Fort B.V. verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.

Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient F-Fort B.V. gegevens te verstrekken aan deze partijen. F-Fort B.V. toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen.

Inschakelen van verwerkers

Voor het uitvoeren van haar werkgeversrol kan F-Fort B.V. gebruik maken van of diensten uitbesteden aan derden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden van: loonadministratie en ICT-beheer, waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de AVG. F-Fort B.V. eist van haar verwerkers een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens aangezien de gegevens buiten de F-Fort B.V.-omgeving worden gebracht en verwerkingen dus minder in het zicht van F-Fort B.V. plaatsvinden.  

Informatiebeveiliging

De meeste gegevens die worden verwerkt binnen F-Fort B.V. zijn gegevens van kernleden, businesspartners, relaties en klanten. F-Fort verzamelt via haar website alleen analytics data die volledig geanonimiseerd wordt. Deze data wordt gebruikt voor het optimaliseren van onze dienstverlening en de website. Als je gebruik maakt van de website kunnen cookies van derden worden geplaatst. Een cookie is een klein tekstbestandje dat wordt  opgeslagen op jouw computer, telefoon of ander apparaat waarmee je de website bezoekt, zodat de website bijvoorbeeld kan onthouden wie je bent en/of wat jouw voorkeurstaal is voor de website. Web beacons zijn elektronische plaatjes die het de website mogelijk maakt om bezoekers te tellen die toegang hebben gezocht tot een bepaalde pagina en om toegang te krijgen tot bepaalde cookies, zodat geaggregeerde gegevens kunnen worden verzameld.

Je kunt jouw browser instellen om cookies te weigeren of om je te waarschuwen als deze worden geplaatst. Door het uitschakelen van cookies, of door cookies te weigeren, kan het zijn dat niet alle functies van de Website optimaal werken.

De website van F-Fort B.V. kan links naar websites en services van derden bevatten, zoals links naar social media platforms. F-Fort is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze derden. Deze derden hebben elk een afzonderlijk en onafhankelijk privacybeleid. Wij adviseren je het privacybeleid van deze derden te lezen voordat u deze websites bezoekt of van deze diensten gebruik maakt.

Bewaarbeleid

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.

Inzage, wijzigen, wissen persoonsgegevens

Betrokkenen hebben het recht om i) een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering van de verwerkte persoonsgegevens te doen alsmede het recht op beperking van de betreffende verwerking, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Verzoeken zoals hierboven genoemd met betrekking tot medewerkersgegevens kunnen worden ingediend door een mail te sturen naar info@f-fort.nl.

Zakelijke relaties kunnen bij hun contactpersoon binnen F-Fort B.V. dezelfde verzoeken indienen. Klachten of vermoedelijke misstanden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens binnen F-Fort B.V. kunnen worden gemeld bij de contactpersoon zoals hierboven genoemd, dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

Tot slot

F-Fort B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Deze versie is vastgesteld op 12 april 2021.