In deze blog vertelt Joshua over het huisvestingsconcept bij gemeente Vlaardingen. Centraal staat hoe we een organisatie helpen om hybride huisvesting niet alleen op papier goed te organiseren, maar ook in de dagelijkse praktijk werkbaar te maken voor medewerkers en teams.
De aanpak bij gemeente Vlaardingen
Een veelvoorkomend knelpunt is dat medewerkers ontevreden worden over werkplekken, omdat zij niet goed weten hoe het werkplekconcept bedoeld is. Er is dan wel een indeling of een plan, maar onvoldoende duidelijkheid over hoe je die ruimtes gebruikt, welke afspraken daarbij horen en hoe teams samen verantwoordelijkheid nemen voor het gebruik van de verdieping. Daardoor kan irritatie ontstaan. Mensen weten niet goed waar ze mogen zitten, hoe ze ruimtes moeten delen of hoe ze elkaar op gedrag kunnen aanspreken. Het risico is dat het huisvestingsconcept dan wordt gezien als een bezuiniging of als iets dat van bovenaf is opgelegd, terwijl het juist bedoeld is om de organisatie toekomstbestendig te laten functioneren.
Bij gemeente Vlaardingen zijn medewerkers meegenomen via etagesessies. Het gebouw is daarbij opgedeeld in verschillende verdiepingen, waarbij meerdere teams een verdieping met elkaar delen.
Tijdens deze sessies is met de betrokken teams gekeken naar de manier waarop zij de werkplekken samen willen gebruiken. Er zijn afspraken gemaakt over werkplekgebruik, samenwerking, gedrag en aanspreekbaarheid. Het doel is dat de sfeer goed blijft en dat irritaties tussen medewerkers of teams zoveel mogelijk worden voorkomen.
Door medewerkers zelf mee te laten denken en afspraken te laten maken, ontstaat meer eigenaarschap. De afspraken zijn niet alleen van het management of van F-Fort, maar worden gedragen door de mensen die er dagelijks mee moeten werken.
De belangrijkste do's of don'ts volgens Joshua
De belangrijkste do is: betrek medewerkers vroegtijdig en laat hen zelf ervaren wat het werkplekconcept betekent. Geef ruimte om vragen, zorgen en ideeën op tafel te leggen. Maak afspraken concreet en bespreek ook het gedrag dat nodig is om het concept goed te laten werken.
De belangrijkste don't is: een huisvestingsconcept top-down opleggen en denken dat een plattegrond of besluit voldoende is. Als medewerkers niet begrijpen waarom iets verandert en hoe zij het samen moeten gebruiken, ontstaat weerstand of onduidelijkheid. Dan blijft het concept kwetsbaar in de uitvoering.
Joshua, wat is jouw persoonlijke visie op hybride huisvesting?
"Ik geloof sterk in een participatieve aanpak. Bij de gemeente Vlaardingen werkt F-Fort bewust met een aanpak waarin medewerkers onderdeel zijn van de oplossing. Zij leren en ervaren zelf wat het concept betekent, komen zelf met afspraken en blijven daarover met elkaar in gesprek.
Juist doordat afspraken niet van bovenaf worden opgelegd, wordt de kans groter dat het concept blijft werken nadat F-Fort de opdracht heeft afgerond. Het moet een gesprek blijven binnen de organisatie, ook als de adviseur niet meer aan tafel zit.
Daarnaast geloof ik dat hybride huisvesting een toekomstbestendige oplossing is. Organisaties blijven groeien, maar er is niet altijd voldoende ruimte om iedereen een eigen werkplek te geven. Vanuit duurzaamheid en efficiënt ruimtegebruik is het logisch om beter gebruik te maken van bestaande huisvesting. Als een organisatie binnen de bestaande ruimte kan blijven groeien en functioneren, is dat een sterke en duurzame oplossing"
Wat wil je de lezer meegeven?
"Ik zou iedereen willen uitnodigen om na te denken over hun eigen situatie. Heb je te maken met hybride huisvesting op het werk? Waar loop je tegenaan? En welke voordelen zie je zelf in een werkplekconcept waarin ruimte, gedrag en samenwerking beter op elkaar worden afgestemd?
Het belangrijkste inzicht is dat hybride huisvesting niet vanzelf werkt. Het vraagt om duidelijke afspraken, betrokken medewerkers en een blijvend gesprek over hoe je het kantoor samen gebruikt".
Hybride werken is blijvend en vraagt om een andere kijk op kantoorruimte.
De grootste uitdaging zit niet alleen in het aantal werkplekken, maar in het gedrag en de afspraken rondom werkplekgebruik.
F-Fort maakt huisvestingsconcepten werkbaar door medewerkers actief te betrekken en het gesprek per verdieping en per team te organiseren.
Een participatieve aanpak zorgt voor meer eigenaarschap, minder weerstand en betere borging na afloop van het project.
Hybride huisvesting kan bijdragen aan duurzame groei binnen bestaande kantoorruimte.
Heeft jouw organisatie te maken met hybride huisvesting? Dan is de vraag niet alleen hoeveel werkplekken er nodig zijn, maar vooral hoe medewerkers die werkplekken samen gebruiken. F-Fort helpt organisaties om dit gesprek goed te voeren en huisvestingsconcepten werkbaar te maken in de praktijk.