Het is een van de eerste vragen bij elke inkoop: welke procedure past bij deze opdracht? Het antwoord lijkt simpel, want je zoekt de waarde op en kijkt in de tabel. Toch zit het vak juist in wat daarna komt. Die afweging is daarom een vast onderdeel van het lesprogramma van de F-Fort Inkoop Academie. In dit artikel zetten we de drempels, de afwegingen en de veelgemaakte fouten op een rij.
De Europese drempels voor 2026 en 2027
Sinds 1 januari 2026 gelden nieuwe Europese drempelbedragen, die bijna allemaal lager zijn dan voorheen. Ze gelden tot en met 31 december 2027 en zijn exclusief btw:
Leveringen en diensten, decentrale overheden (zoals gemeenten en provincies): € 216.000
Leveringen en diensten, centrale overheid: € 140.000
Werken: € 5.404.000
Sociale en andere specifieke diensten: € 750.000
Komt de geraamde waarde van je opdracht boven de drempel uit, dan is een Europese procedure verplicht. Daaronder heb je meer keuzevrijheid, maar niet de vrijheid om zomaar iets te doen.
Onder de drempel: je inkoopbeleid en de Gids Proportionaliteit
Onder de Europese drempels bepaal je zelf welke procedure past. Daarbij volg je het inkoopbeleid van je eigen organisatie en de Gids Proportionaliteit. Die gids is een verplicht richtsnoer: je mag ervan afwijken, maar dan moet je uitleggen waarom. Dat heet pas toe of leg uit.
De keuze hangt af van meer dan alleen de waarde. Denk aan de aard en omvang van de opdracht, het aantal ondernemers op de markt, de risico’s en de transactiekosten voor jou en voor de ondernemers. Is er een duidelijk grensoverschrijdend belang, dan moet je de opdracht ook onder de drempel transparant aankondigen.
Enkelvoudig onderhands
Je vraagt één ondernemer om een offerte. Dat past bij kleine, eenvoudige opdrachten met weinig risico. Snel en efficiënt, maar ook hier blijft zorgvuldigheid nodig: is de prijs marktconform en kun je uitleggen waarom je juist deze ondernemer vraagt?
Meervoudig onderhands
Je nodigt meerdere ondernemers uit, meestal drie tot vijf. Volgens de Aanbestedingswet kies je die ondernemers op een objectieve manier. Zo creëer je concurrentie zonder de lasten van een openbare procedure.
Nationaal openbaar
Je maakt de opdracht openbaar bekend via TenderNed, zodat iedere geïnteresseerde ondernemer kan inschrijven. Dat past bij grotere opdrachten onder de drempel of wanneer de markt groot en onoverzichtelijk is.
Europees
Boven de drempel volg je een van de Europese procedures, met vaste termijnen, publicatie in heel Europa en strengere regels voor onder meer selectie en gunning.
Zes veelgemaakte fouten
De opdracht opknippen. Een opdracht splitsen om onder een drempel te blijven mag niet. Kijk naar de totale waarde van wat je in samenhang inkoopt.
Een te krappe raming. De raming gaat over de totale looptijd, inclusief alle verlengingsopties. Wie die vergeet, zit ineens boven de drempel.
Grensoverschrijdend belang over het hoofd zien. Zeker in een grensregio kan een opdracht onder de drempel interessant zijn voor Belgische of Duitse ondernemers. Dan hoort er een transparante aankondiging bij.
Afwijken zonder motivering. Kies je een andere procedure dan de Gids Proportionaliteit aanraadt, leg dan vast waarom. Die motivering heb je nodig als een ondernemer vragen stelt.
Steeds dezelfde ondernemers uitnodigen. Bij een meervoudig onderhandse procedure selecteer je objectief. Wissel af en geef ook nieuwe of lokale ondernemers een kans.
De procedure zwaarder maken dan nodig. Een Europese procedure voor een kleine opdracht kost jou en de ondernemers veel tijd en schrikt het mkb af. Proportionaliteit werkt twee kanten op.
Zo leer je deze afweging maken in de F-Fort Inkoop Academie
Regels kun je opzoeken, maar de juiste keuze maken leer je vooral in de praktijk. Daarom is de F-Fort Inkoop Academie een praktijkgerichte opleiding voor inkopers bij gemeenten en andere publieke organisaties, met docenten die het vak zelf dagelijks doen. De procedurekeuze komt in het lesprogramma op meerdere momenten terug:
17 maart: de voorbereiding van een aanbesteding, met uitsluitingsgronden, minimumeisen en selectiecriteria (Johan van Loenhout)
31 maart en 12 mei: gunningscriteria tot en met de publicatie (Johan van Loenhout)
9 juni: Eenvoudig aanbesteden, doelmatig en rechtmatig aanbesteden onder de Europese drempels (Jordie Schoonen)
29 september: uitzonderingen, overige en bijzondere procedures (Johan van Loenhout)
In 23 lesdagen bouw je zo een stevige vakbasis op, in een groep van maximaal 15 deelnemers. Wil je alleen een losse module volgen? Dat kan ook, voor € 308 per dagdeel (btw-vrij).
Editie 2027 start op woensdag 20 januari. Zeker worden in aanbesteden?