Eind november 2020 presenteerde het college van B&W in de gemeente Helmond het Definitief Ontwerp voor het nieuwe ‘gemeentehuis’: een eigentijds, toegankelijk en transparant Huis voor de Stad. Jordie van Berkel – Schoonen, Programmamanager Huis voor de Stad en Directeur van F-Fort, startte begin 2018 letterlijk met een leeg canvas. 

In de huidige situatie is de organisatie en dienstverlening van de Brabantse gemeente verspreid over vier verschillende gebouwen, in en om het stadscentrum. De bedoeling is dat alle ruim 800 mensen die bij de gemeente Helmond werken in juni 2023 in het eigentijdse nieuwe pand trekken: één Huis voor de Stad. Een duurzame, inclusieve plek waar ontmoeting centraal staat.

De gemeente Helmond kent een complex huisvestingsdossier. De gebouwen zijn verouderd en hebben hoge onderhoudskosten. De verkoop van het vastgoed was eerder niet van de grond gekomen. Na afronding van een eerder (inkoop)traject, werd de klus op interim basis bij Jordie neergelegd. Een vrije vraag uit vertrouwen. Een haalbaarheidsstudie, businesscase, visie en advies volgden. “Het besef was er dat het beter kon”, vertelt Jordie. “Maar hoe? Dat was nog niet duidelijk. Toen ik me in deze klus vastbeet, was er nog niets. En nu is er een definitief ontwerp.  Daar ben ik ontzettend trots op.”

Een groot en enthousiast Programma- en Total Engineeringsteam werkt nu doorlopend aan het project, maar dat was niet altijd zo. “De start was vrij eenzaam”, herinnert Jordie zich. “Veel mensen vroegen zich af waar ik aan begon, vooral binnen de gemeente zelf. Men was sceptisch of het wel zou lukken. Er zijn ook zoveel partijen bij betrokken: werknemers én bewoners van de gemeente zelf, maar de kwestie staat ook op de politieke agenda.”

Daarom is er flink ingezet op participatie, allerlei stakeholders zijn actief betrokken. Van medewerkers tot omwonenden en van studenten tot de gemeenteraad. Jordie: “De visie voor het Huis voor de Stad is één van de resultaten van het programma. Om die te bepalen, heb ik met mijn team veel onderzoek gedaan, gesprekken gevoerd en inbreng van allerlei verschillende partijen gebundeld. Samen hebben we alles verzameld, op papier gezet en verdedigd. De factor ‘mens’ is namelijk essentieel in dit project. Inclusiviteit staat centraal.” Iedereen is straks welkom en moet zich thuis voelen in het toegankelijke en vitale Huis voor de Stad. Ook wie slecht ter been is of een andere taal spreekt. “Zelfs aan de gierzwaluw, vleermuis en de huismus is gedacht”, lacht Jordie.

Ook de manier van werken binnen dit programma is bijzonder. “Ik heb dit programma agile aangevlogen. Dat is niet gebruikelijk bij gemeentes”, stelt Jordie. “Bij gemeentes wordt (nog) veelal volgens de watervalmethodiek gewerkt, heel planmatig, binnen een strak mandaat en gericht op het afleggen van verantwoording.” Agile werken vergt een andere mindset en verhoogt het tempo, legt Jordie uit. “We denken minder ver vooruit, maar verliezen nooit onze stip op de horizon uit het oog. Door te focussen op het heden – of in ieder geval te werken in korte cycli – maakt dat er ruimte is om direct op kansen in te spelen en belemmeringen of bezwaren te voorkomen óf snel te managen. Zo boeken we stap voor stap – concreet! – resultaat op een heel efficiënte manier.” Want, stelt Jordie, je kan wel een meerjarenplanning maken, maar er zullen altijd onvoorziene zaken op je pad komen. Dat heeft het jaar 2020 als geen ander bewezen.

Nu het Definitief Ontwerp staat, gaat het programma een volgende fase in. “De komende maanden staan in het teken van de voorbereiding van de Europese aanbesteding voor de bouw en renovatie, plus een aanbesteding voor de sloop. Dat willen we zo circulair mogelijk uitvoeren. Daarnaast gaan we de organisatie klaarmaken voor de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting, die staat gepland voor half april. Dit is uiteindelijk een groot bouwproject geworden, maar belangrijker dan de stenen is de mate waarin de organisatie straks klaar is om het nieuwe gebouw in gebruik te nemen. Dat roept allerlei vraagstukken op, in de volledige breedte van de organisatie en dienstverlening. Intern en extern. Is er meer verandering nodig? Dit is hèt moment om ook op organisatorisch vlak de diepte in te duiken. Als programmamanager doe en weet ik echt niet alles, maar ik ben wél de centrale spin in het web. Ik heb de helikopterview en blijf inspireren, kennis inbrengen, aanjagen en verbinden.”

Dat zag ook de gemeente Amersfoort. Daar is F-Fort een jaar geleden als Projectmanager Huisvesting & Services aangesloten bij een vergelijkbaar programma. Ook in de Utrechtse gemeente wordt een eigentijds Huis voor de Stad gerealiseerd, met onze ondersteuning.

Neem contact op

Worstelt uw gemeente ook met een taai (huisvestings)dossier? Of een andere complexe verandervraag? F-Fort helpt graag. Op haar unieke onafhankelijke en doortastende manier, waarbij enthousiasme, innovatie en verbinding centraal staan. Neem gerust contact met ons op, voor meer informatie.