Stakeholdermanagement binnen inkoop

Stakeholdermanagement is het in goede banen leiden van de verwachtingen en belangen van alle betrokkenen en belanghebbenden bij een project of een bedrijf. Om goed stakeholdermanagement te kunnen uitvoeren, is het belangrijk om de stakeholders in kaart te brengen. Een analyse van stakeholders is belangrijk bij het uitvoeren, implementeren en operationaliseren van een inkooptraject. 

Wat zijn stakeholders?

Stakeholders zijn alle belanghebbenden die invloed hebben op de (realisatie van de) doelstellingen van een traject en mogelijk worden beïnvloed door het resultaat. Bij de oplevering van de website vindt de afdeling administratie het belangrijk dat orders op de juiste manier worden afgehandeld en wil het hoofd van marketing dat alle online kanalen gekoppeld zijn. 

Stakeholdermanagement binnen inkoop

Ook binnen afdelingen vind je die stakeholders, zoals binnen inkoop. Per project zijn dit verschillende stakeholders. Wanneer je organisatie inschrijft op een aanbesteding waarvoor een nieuwe specialist aangenomen moet worden, is de HR-afdeling een stakeholder binnen dit project. Van stakeholders ben je dus afhankelijk én ze hebben belang bij het resultaat. Stakeholdermanagement goed aanpakken heeft daarom een positief effect dat voelbaar is in de hele organisatie. 

Om je stakeholdermanagement te verbeteren, is het van belangrijk om eerst een stakeholderanalyse te maken. Vaak wordt de fout gemaakt om alleen te beperken tot de interne organisatie. Maar ook stakeholders hoeven niet binnen de organisatie aanwezig te zijn. Standaard rollen binnen stakeholders zijn potentiële gebruikers, budgethouders, managers, klanten, leveranciers. Buurtbewoners, journalisten, politie, politiek, lokale middenstand of de ondernemingsraad kunnen ook stakeholders zijn. Iedereen (indirect of direct, intern of extern) die in meerdere of mindere mate invloed heeft op de doelstellingen of mogelijk worden beïnvloed in het resultaat kun je rekenen onder je stakeholders. 

De stappen van een stakeholderanalyse

Met een stakeholderanalyse krijg je inzicht in welke partijen, organisaties of personen in welke fase van het cyclisch inkoopproces invloed hebben op de besluitvorming. Dit leidt tot een gedetailleerd beeld van de samenstelling en de rollen binnen de DMU van een inkooptraject. De volgende stappen zijn hierin belangrijk:

Stap 1: Vaststellen van de context binnen het inkooptraject

De eerste stap in stakeholdermanagement is het vaststellen van de context. Wat is de scope van het inkooptraject en wat zijn de te bereiken doelstellingen? Op basis hiervan wordt onderzocht welke actoren betrokken zijn en worden de relaties tussen deze (interne en externe) actoren bepaald. 

Stap 2: Identificatie van de stakeholders

Stakeholders kunnen bepaalde rollen binnen de organisatie zijn, of externe organisaties. Met die organisaties kun je niet communiceren, wel met de mensen die er werken. Op basis van vorige stap wordt een vertaling gemaakt naar de mensen die de stakeholder vertegenwoordigen en invloed hebben op het proces om resultaat te bereiken. 

Stap 3: Analyse van de stakeholders

Spelen er bepaalde belangen? Dan is het belangrijk om dat aan de kaak te stellen bij stakeholdermanagement. In deze stap stel je onder andere de volgende vragen:

  • Welke stakeholders steunen het project of de doelstelling juist niet? 
  • Is er weerstand? Waar komt die dan vandaan? 
  • Zijn stakeholders afhankelijk van het slagen van dit project voor hun eigen promotie of loopt juist de afdeling die zijn vertegenwoordigen extra risico’s?
  • Wat zijn onderlinge relaties tussen de stakeholders? (Kennen ze elkaar, hebben ze geregeld onderling contact en zijn ze met het inkoopvraagstuk met elkaar in gesprek?) 

Stap 4: Evalueren en behandelen

In stap 4 worden de stakeholders op grond van invloed en belang gerangschikt. Op die manier kunnen mogelijke initiatieven en acties in hun richting worden ontwikkeld. Hoe meer invloed stakeholders hebben en hoe groter de belangen zijn, hoe belangrijker het is om expliciet aandacht te besteden aan deze stakeholders. 

Stap 5: Borgen en monitoren

Stakeholdermanagement is een continu proces waarbij steeds moet worden bekeken of er nieuwe stakeholders bijkomen, of er wijzingen zijn in de invloed, het belang en/of onderlinge relatie en ten slotte of de uitgevoerde acties ook het effect opleveren dat je ervan verwacht had. 

F-Fort heeft jarenlang ervaring binnen strategische inkoop en stakeholdermanagement. Vraagstukken die zich toespitsen op innovatie, samenwerkingen en duurzaamheid zijn ons op het lijf geschreven. Je stakeholdermanagement optimaliseren? Maak kennis met onze specialisten. 

Neem contact op met Dion