Inkopen is een vak. En veel organisaties laten veel verbeterpotentieel hierin liggen. Geen inzicht in de huidige contracten en hun opzegtermijnen. Benodigde materialen die niet op tijd binnen zijn waardoor de productie lang stil ligt, niet-duurzaam inkopen wat ten koste gaat van je duurzame beleid en te lange processen voor het goedkeuren van inkoopfacturen. Dit is een greep uit de problemen die we regelmatig bij organisaties tegenkomen.
Deze problemen hebben een grote weerslag op de organisatie. Lange levertijden, vertraagde processen en hoge kostenposten zijn bij bovenstaande scenario’s onvermijdelijk. En daarom is een goed inkoopproces belangrijk. Want als dat op orde is, dan is dat in positieve zin voelbaar in de hele organisatie. Het cyclisch inkoopproces heeft vier processtappen die handvatten geven.
Wat is het cyclisch inkoopproces?
Het cyclisch inkoopproces is opgezet door Van Berkel en Van Weele en laat zien uit welke elementen het inkoopproces bestaat, wat de samenhang is en welke voorwaarden belangrijk zijn. Het model positioneert inkoop als een integrale bedrijfsfunctie met als hoger liggend doel een organisatie op een professionele wijze te voorzien van de benodigde producten en diensten. Het cyclische inkoopmodel bestaat uit vier fasen:
- Beheer
- Strategie
- Inkooptraject
- Implementatie
Fase 1: Beheer
De eerste fase van het cyclisch inkoopproces is het beheer.
Bij contractbeheer worden de contracten vastgelegd in een overzicht, het contractregister, met daarin belangrijke gegevens zoals de start- einddatum, de opzegtermijn, de contactpersonen per contract etc.. Door middel van leveranciersmanagement wil de organisatie samen met de leverancier continu verbeteren en met het contractmanagement richt men zich op het meten van de prestaties van de leveranciers. Bij het afsluiten van contracten met nieuwe leveranciers zijn de prestaties duidelijk afgesproken. Het is belangrijk dat deze ook worden nagekomen. Het contract- en leveranciersmanagement is dan ook van groot belang, zeker ook voor het succes van je inkoopstrategie.
Fase 2: Strategie
In de tweede fase van het cyclisch inkoopproces wordt de inkoopstrategie op productgroep of inkooppakket bepaald. Behoeften en vragen van de eigen organisatie worden doorgrond en er wordt een analyse gemaakt van de markt en andere omgevingsfactoren. Dit is zowel een interne- als externe analyse en de resultaten hiervan vormen de basis van je inkoopstrategie.
Fase 3: Inkooptraject
In deze fase wordt de gekozen strategie vertaald naar een concreet inkooptraject. Dat kan in de vorm van een gedetailleerde beschrijving, een programma of een bestek zijn. Daarnaast wordt er een functionele beschrijving van het probleem gemaakt, waarvoor de inkoper van de leverancier een oplossing wil. Daarna vindt de leveranciersselectie plaats, en wordt er een contract opgesteld en afgesloten.
Fase 4: Implementatie
Deze laatste fase in het cyclisch inkoopproces bestaat uit de implementatie van de opdracht. De “laatste fase” klopt eigenlijk niet, want zoals de term ‘cyclisch inkoopproces’ al aangeeft, is het een oneindig proces.
Het cyclisch inkoopproces inzetten voor jouw organisatie?
Kan jouw organisatie hulp gebruiken om het cyclische inkoopproces te optimaliseren? Bij F-Fort zijn we gespecialiseerd om veranderingen door te voeren in organisaties, specifiek voor inkoop en facility. Vraagstukken die zich toespitsen op innovatie, samenwerkingen en duurzaamheid zijn ons op het lijf geschreven. Benieuwd hoe we samen met jou blijvend verandering kunnen veroorzaken? Maak kennis met onze verandermanagers.
Verandering vraagt F-Fort! Weten hoe?