Contractbeheer beheert al die contracten die afgesloten worden en krijgt voor afloop van het contract een seintje dat er actie ondernomen moet worden: de samenwerking verlengen of beëindigen? Op deze pagina leggen we uit waarom goed contractbeheer essentieel is voor jouw organisatie.
Contractbeheer en contractmanagement
Bij contractbeheer ligt de nadruk op het gestructureerd opslaan en beheren van de lopende contracten en bijbehorende informatie. zoals opzegtermijnen.
Contractmanagement zorgt ervoor dat er volgens afspraak samengewerkt wordt met de leverancier. Bijvoorbeeld dat de benodigde materialen op tijd binnen zijn waardoor de productie niet stil komt te liggen of vertraagd wordt.
Cyclisch inkoopproces
De activiteiten rondom contractbeheer
Onder contractbeheer vallen een aantal activiteiten, waaronder het beheren van de contractgegevens, archiveren van oude contracten, het genereren van management rapportages en het bewaken van de planning. Software die centraal wordt gebruikt en waarbij realtime informatie kan worden toegevoegd én opgevraagd is daarbij essentieel.
De voordelen van goed contractbeheer
Is het contractbeheer op orde, dan levert dit de volgende voordelen op:
- Inzicht in aflopende contracten en opzegtermijnen >risicobeheersing
- Inzicht op de mate van contract compliance > rechtmatigheid
- Inzicht in de inkoopjaarplanning > grip en regie > inkoopcapaciteit
- Mogelijkheid tot het opstellen van een gefundeerde inkoop strategie per segment
- Kwaliteitsverbetering van de aanbestedingen> meerwaarde toevoegen
- Voorkomt ad hoc acteren
Ruim voor het contract verloopt, kan er met de betreffende afdeling afgestemd worden of het contract verlengd moet worden of juist niet. Of er een nieuwe aanbesteding in de markt gezet moet worden, er kennis moet worden overgedragen en kan er een gedegen inkoopstrategie worden bepaald die meerwaarde oplevert.
Noodzaak van contractbeheer
Kan jouw organisatie wel wat hulp gebruiken om de noodzaak van goed contractbeheer in te zien?
Laat ons je daarbij helpen met een gedegen stappenplan zodat je in regie komt op je inkoopkalender.
Verandering vraagt F-Fort! Weten hoe?